El cátering. ¿Qué debemos saber antes de elegirlo?

¡Hola a todos! En el post de hoy hablamos de un punto clave en la organización de nuestra boda, el catering. 

Cómo sabéis, me caso el próximo septiembre, y aprovechando que la semana próxima nos reunimos con nuestro catering, quería orientaros un poco sobre los aspectos a tener en cuenta y qué puntos deberíamos aclarar antes de contratarlo. 

En este caso nosotros hemos contratado una finca para la celebración y el catering por separado. En muchos lugares de celebración cuentan con cocina propia, otros tienen exclusividad de catering por lo que solo podeis decantaros por ese. En nuestro caso teníamos total libertad para elegir. Por eso, he elaborado una lista que podeis imprimir (aquí) y llevar a vuestras reuniones con los proveedores para que no se os escape detalle.

A continuación vamos a comentar un poco los puntos de esta lista, para que organiceis un poco en vuestra cabeza todo este tema de cómo elegir el catering que más se adapte a vuestros gustos, necesidades y posibilidades.

Menú

  • ¿Cuál es el precio de los distintos menús? ¿Qué incluye cada uno?
  • ¿Existe un mínimo de comensales a contratar? ¿Si no se llega a ese mínimo, cuál es el suplemento?
  • ¿Hay posibilidad de combinar platos de los distintos menús o personalizarlo a nuestro gusto?
  • ¿Cuál es el precio del menú infantil? ¿Existe algun menú para los fotógrafos, cámaras, wedding planer...?
  • ¿Hay menús adaptados para alérgicos, celíacos, diabéticos, vegetarianos, etc.?
  • ¿Cuál será la duración del cóctel?
  • ¿Qué extras hay disponibles y cuál es el precio de cada opción?
  • ¿Se incluye la tarta nupcial?

Lo primero en lo que vamos a basar nuestra búsqueda lógicamente es en el menú. Lo lógico es pedir presupuesto a distintos cáterings y estos nos enviaran unos modelos de menús orientativos en los que veremos aproximadamente la cantidad de comida, el tipo de comida, número de platos, extras que se incluyen con un precio orientativo. En la mayoría de los cáterings suelen darnos la opción de combinar distintos platos de varios menús y confeccionarlo a nuestros gustos y peticiones. De hecho, si habláis con distintos proveedores, muchos de ellos os podrán elaborar un menú en base a vuestro presupuesto, adaptándose a vosotros.

A veces el precio del menú se basa en el número de comensales, estableciéndose un mínimo para realizar el servicio, cargándose así un suplemento en caso de no alcanzarlo. Además, en ocasiones a medida que aumenta considerablemente ese número de personas, va disminuyendo ese precio de menú por comensal.

Tenemos que tener en cuenta a todos nuestros invitados, por ello es recomendable preguntar por menús aptos para celíacos, vegetarianos, vegános, alérgicos... así todos nuestros invitados quedarán satisfechos y no se quedaran con hambre. Del mismo modo, los niños suelen tener un menú infantil, adaptado a los gustos de esas edades y este tendrá un importe inferior al de los adultos.

No debemos olvidarnos de nuestro fotógrafo, videógrafo, wedding planner y demás proveedores que asistan al evento. ¡Pobrecillos! Son muchas horas las que pasarán con nosotros y como todo hijo de vecino, también tendrán hambre. Por eso, podemos hablar con el catering para que elaboren un menú para ellos o incluso el mismo que el resto de comensales pero acortando los tiempos, ya que estarán trabajando y no podrán seguir el ritmo de los invitados. De hecho, hay proveedores (fotógrafos, ect.) que en su contrato especifican este aspecto como una cláusula más. Pero en mi opinión, es un detalle por nuestra parte contar con ello aunque no nos lo hagan saber al contratarlos.

La mayoría optamos por un cóctel con entrantes y posteriormente sentados ya en la mesa, comida o cena. Sin embargo, cada vez más parejas optan por una boda tipo buffet o cóctel. Sea como sea, debemos saber cuánto tiempo durará este (lo normal es entre 45 min y 1:30 h), el número de entrantes, los pases de los mismos... Y una vez sentados en la mesa, la posibilidad de elegir entre carne o pescado, si habrá platos al centro, los tiempos entre un plato y otro...

También solemos ver en las bodas de hoy en día, distintas "estaciones" durante el cóctel. Las típicas mesas repletas de quesos o por ejemplo y más original, de sushi. Estas suelen tener un coste extra. 

Y por último, cada vez hay más variedad a la hora del postre. Ahora se llevan más los postres individuales, un buffet de postres, una mesa con distintos tipos de tartas... Aunque no vamos a negar que el momento de cortar la tarta es muy tradicional y emotivo. Por eso a veces, nos proporcionan una tarta simbólica para cortarla o podéis optar por tenerla como postre. Hoy en día contamos con un amplio mercado de repostería creativa con unas tartas que son para morir de amor. 

Decoración

  • ¿Existe posibilidad de elegir la mantelería, cubertería, sillas, etc...? ¿Tiene algún suplemento?
  • ¿Se incluyen los centros de mesa en el precio del menú? ¿Y las flores?
  • ¿Con que floristería trabajan? ¿Cuál es el presupuesto de las flores incluido en el menú?
  • ¿Se incluye la impresión de minutas? ¿Se pueden personalizar?
  • ¿Cuál es la capacidad de las mesas? ¿Qué tipo de mesas podemos elegir y qué distribución?

El tema de la decoración también es muy importante, la cuidada presentación de los platos y la puesta en escena harán tu celebración inolvidable. Lo normal es que nos oferten distintos modelos de mantelería, vajilla, etc... colores, materiales, cortes... hay muchas posibilidades y a veces, estos tienen un suplemento por persona (lo normal, 1-2€).

Los centros de mesa también suelen incluirse en el precio, así como la impresión de las minutas (tarjeta impresa con el menú elegido, para que los invitados sepan lo que van a comer). Si queréis optar por vuestras propias minutas o centros de mesa, negociad con el catering para que os ofrezcan algo a cambio. En eso consiste esto, en negociar y adaptar todo a nuestro gusto, en la medida de lo posible.

Las mesas que suelen ser de 8-12 personas, pueden ser redondas, alargadas, cuadradas... Pensad que tipo de distribución queréis y qué os pueden ofrecer. (Ah! sé que el tema de distribución de invitados puede ser un caos, echadle un ojo a este post y veréis que forma tan sencilla de hacerlo.)

Bodega

  • ¿Están incluidas las bebidas durante el cóctel y la comida/cena?
  • ¿Qué vinos están incluidos? ¿Cuál es el suplemento por mejorarlos?
  • ¿Se incluye el champan para el brindis?
  • ¿Podemos aportar nosotros el vino? ¿Cuál es el precio del descorche?

Por lo general, todas las bebidas estarán incluidas. Os ofertarán unos determinados vinos y la posibilidad de mejorarlos con un suplemento por persona (1-3€ por persona). En ocasiones tenemos la posibilidad de aportar nosotros mismos las botellas (siempre aportando factura, para evitar problemas) y nos cobran un suplemento por lo que se conoce como "descorche", es decir, el servicio por parte de los camareros de servir el vino.

Prueba de Menú

  • ¿Cuándo se realiza? ¿Cuántas personas están incluidas en ella?
  • ¿Cuál es el precio por persona extra que quiera acudir?
  • ¿En ese momento se elegirán la mantelería, centros de mesa, cubertería, etc...?

Siento deciros que a menos que tengáis suerte, la mayoría de los caterings no realizan la prueba del menú hasta pocos meses antes del día de la boda (2-4 meses). Con esto quiero decir que busquéis muchas referencias y opiniones de los proveedores que estáis valorando, porque tendréis que contratarlos sin probar la comida (a menos que asistáis a algún evento con ellos). 

Lo normal es que esta prueba de menú esté incluida y sea gratuita para 2-6 personas. Generalmente, cuanto mayor sea el número de comensales, más personas podrán acudir a la prueba. Y si no, siempre tenéis la opción de pagar un suplemento por persona para asistir.

A demás, suelen reunir a varias parejas ese día y colocan distintos elementos de decoración para poder elegir los manteles, la vajilla, las sillas... ese día.

Barra Libre

  • ¿Cómo funciona la barra libre (por horas, por tickets...)?
  • ¿Cuánto tiempo está incluido en el menú? 
  • ¿Precio de la hora extra? ¿Se factura una cantidad fija o en función del número de personas que haya en ese momento?
  • ¿Qué marcas se sirven?
  • ¿Podemos aportar nosotros las bebidas? ¿Precio del descorche?
  • ¿Cuál es el límite de tiempo?
  • ¿Hay posibilidad de barra libre premium? ¿Cuál es el suplemento?
  • ¿Hay posibilidad de barra de coctelería? ¿Cuál es el suplemento?
  • ¿Cuántas barras habrá?

El tema de la barra libre a veces se incluye en el menú, otras va con precio fijo por horas, por botellas, por tickets de consumición... debemos elegir cuál se adapta más a nuestras necesidades.

Lo más común es por horas, con suplemento por cada hora extra que decidamos añadir. Esta hora extra podrá facturarse en función del número de invitados que queden en ese momento (suele haber un mínimo) o con un precio fijo por cada hora. También puede ir disminuyendo esta cantidad fija por hora, independiente de los invitados que haya. Es decir la primera hora extra tendrá un coste X, la segunda hora un poco menos, la tercera menos que la segunda...

Importante que preguntemos que marcas se servirán, que no queremos una resaca malísima al día siguiente. Muchos ofrecen la opción premium, con un suplemento, para mejorar estas marcas. Del mismo modo, pueden disponer de barra de coctelería, barra de gyn tonics...

Al igual que el vino, pueden darte la opción de aportar las bebidas y pagar solamente el servicio. 

El límite de tiempo suele ponerlo el lugar de celebración pero no está demás preguntarlo.

Y a mí, personalmente, también me parece importante saber cuántas barras habrá y cuantos camareros. Ya que si tenemos bastantes invitados, no queremos que tengan largas esperas para ser servidos, ni que se amontonen. 

Servicio

  • ¿Quién estará a cargo del servicio el día B?
  • ¿Cuántos comensales atenderá cada camarero?
  • ¿Están todos dados de alta en la seguridad social?
  • ¿Cuántos camareros habrá en la barra libre?

La primera pregunta es para mí, la más importante de todas, una vez que contratemos nuestro catering. Tenemos que tener una persona de referencia. Una persona a la que confiar algo tan importante en nuestro día, a quién acudir con nuestras dudas y peticiones. Alguien a quien pedir responsabilidades si ese día falla algo referente al catering o nos surge algún imprevisto.

Por supuesto que todas las personas que den el servicio, estén correctamente dadas de alta en la SS para evitar problemas, que tengan la cualificación necesaria para desarrollar el trabajo y saber que carga de trabajo tendrán ese día para evitar que no puedan atender adecuadamente a nuestros invitados.

Extras

  • ¿Hay posibilidad de recena? ¿Está incluida en el menú o lleva coste adicional? ¿De qué se compone? ¿Se factura por el número de comensales que haya en ese momento?
  • ¿Existe posibilidad de candy bar o mesa de chucherías? ¿Cuál es el coste?
  • ¿Disponéis de cortador de jamón? ¿Se incluyen las piezas de jamón en el precio? ¿Cuál es el precio del corte de pieza extra?

Dependiendo del menú que hayamos elegido nos incluirá más o menos extras, pero estos siempre pueden contratarse con un suplemento. Ya que si el catering no nos lo oferta, hay cientos de proveedores externos que podrán cubrir nuestras necesidades ese día.

Por cierto, en tema de recena, mesa de chucherías, y estos extras que muchas veces queremos encargarnos nosotros mismos, lo normal es que no nos pongan pegas para aportarlos del exterior, siempre que presentemos facturas, certificados y demás. Por ejemplo, no podremos hacer cupcakes para ponerlos en la mesa dulce porque no da garantías sanitarias. Sin embargo si podríamos comprarlas en una pastelería y llevar su factura correspondiente, ya que la pastelería tiene sus garantías. Aunque no todos los lugares de celebración o caterings hacen hincapié en este aspecto, aunque deberían.

Pagos

  • ¿Cuál es el pago por reservar los servicios? ¿Se realiza al mismo tiempo que la firma del contrato?
  • ¿Cómo y cuando se realizan el resto de pagos?
  • ¿Cuál es la política de cancelación?
  • ¿Con que tiempo mínimo de antelación debo confirmar el número de comensales para que no suponga coste alguno?

Por último, no puede faltárnos informarnos bien del tema de pagos. Primero nos pedirán una reserva a la hora de formalizar el contrato y nos informarán de los tiempos y cantidades de los siguientes pagos ya que suelen ser fraccionados. Y como opinión personal, os diré que no me gustan los que exigen la totalidad del pago por adelantado. Es lógico que debemos pagar un alto porcentaje por la materia prima, montaje y demás, pero hasta que no haya acabado el servicio y hayan cumplido con lo estipulado en el contrato, no deberían exigirnos la totalidad. Aunque diré que muchos si lo hacen así.

Y para terminar, eso que nos trae a todas las novias por la calle de la amargura. Con cuanto tiempo debemos confirmar el número de comensales para que no nos "penalicen" y si pagaremos la totalidad del precio del menú en caso de no presentarse. Así que ya sabéis, invitados, la confirmación es súper importante, y nosotros ¡os lo agradecemos infinitamente!

Bueno, espero que os haya orientado un poco más a aquellos que aún estáis con la elección del menú y ya sabéis que tenéis el descargable con todas estas preguntas para imprimir y que no se os escape nada en vuestras reuniones con los proveedores. 

Nos leemos el lunes, que paséis una ¡muuuuuuy feliz navidad!

Love, B.

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